就労ビザの必要書類一覧｜企業・本人別チェックリスト【愛知の行政書士】

Q: 新設したばかりの会社でも就労ビザは申請できますか？

可能です。ただしカテゴリー4となり、事業計画書や収支見込みなど事業の継続性を示す追加書類が必要になります。準備の負担が大きいため専門家の関与をおすすめします。

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「就労ビザの必要書類が多くて、何から手をつければいいかわからない」——外国人を採用する企業の担当者から、最も多く寄せられる悩みです。

就労ビザの書類は、申請の種類・会社の規模・本人の学歴によって変わるため、ネットの情報だけでは判断が難しいのが実情です。

この記事では、愛知・東海エリアで就労ビザ申請を専門に扱う行政書士が、必要書類をケース別にわかりやすく整理します。

必要書類のリストが見つからない
会社側・本人側で何を準備するのか分からない
書類の形式や有効期限が不安
新設会社で揃えられるか心配

複雑な就労ビザの書類、何が必要か一緒に整理しましょう。

📌 この記事の結論

就労ビザの必要書類は①申請の種類（認定・変更・更新）②会社のカテゴリー③本人の学歴・職歴で決まります。

技人国では「会社の事業内容・規模」と「本人の学歴・職歴が仕事内容と関連すること」を示す書類が中心です。

申請理由書を添えると許可率が高まります。書類の準備に不安があれば行政書士への相談が確実です。

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就労ビザの必要書類は「申請の種類」で変わります

就労ビザの必要書類を考えるとき、まず確認すべきなのが「どの申請をするのか」です。

同じ就労ビザでも、申請の種類によって必要な書類は大きく変わります。

代表的な申請は次の3つです。

申請の種類	どんなとき
在留資格認定証明書交付申請	海外にいる外国人を新たに日本へ呼んで雇用する場合
在留資格変更許可申請	留学生の新卒採用など、日本にいる人が別の在留資格へ変更する場合
在留期間更新許可申請	すでに就労ビザを持つ人の在留期間を延長する場合

自分のケースがどれに当たるかを最初に確定させることが、書類準備の出発点です。

【会社側】で準備する書類

就労ビザは「外国人本人」と「雇用する会社」の両方の書類が必要です。

とくに技術・人文知識・国際業務（技人国）の場合、会社側の書類が審査の中心になります。

会社側で準備する主な書類は次のとおりです。

雇用契約書または労働条件通知書の写し（職務内容・給与・期間がわかるもの）
登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
直近年度の決算文書の写し（損益計算書など）
会社案内・パンフレット（事業内容がわかる資料）
前年分の給与所得・退職所得等の法定調書合計表の写し

会社の規模や上場の有無によって「カテゴリー」が分かれ、カテゴリーが上位ほど提出書類は少なくなります。

区分	対象	書類の量
カテゴリー1	上場企業・公的機関など	最も簡素
カテゴリー2	源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人	簡素
カテゴリー3	前年の法定調書合計表を提出した団体・個人（1・2以外）	標準
カテゴリー4	新設会社など上記に該当しない場合	最も多い

新設会社（カテゴリー4）は、事業の継続性や安定性を示すため、事業計画書や今後の収支見込みなど追加資料が必要になりやすい点に注意してください。

【外国人本人】で準備する書類

外国人本人については、学歴や職歴が職務内容と結びつくことを示す書類が重要です。

在留資格認定証明書交付申請書（または変更・更新の申請書）
証明写真（4cm×3cm）
パスポート・在留カード（提示）
卒業証明書・学位記の写し（専攻分野がわかるもの）
職務経歴書（実務経験で要件を満たす場合）
履歴書

技人国では「大学等での専攻」または「一定年数の実務経験」と、実際の仕事内容との関連性が問われます。

学歴と仕事内容がつながっているかが、技人国ビザの最大のポイントです。

審査を左右する「申請理由書」は用意すべき

必須書類ではありませんが、採用理由書（申請理由書）の添付を強くおすすめします。

申請理由書とは、なぜこの外国人を採用するのか、業務内容が在留資格に該当することをわかりやすく説明する書面です。

入国管理局の審査官は会社の内部事情を知りません。

「どんな仕事を・なぜこの人に任せるのか・学歴や経歴とどうつながるのか」を理由書で補足することで、許可の可能性が高まります。

書類は「原本・写し・有効期限」に注意

せっかく書類を揃えても、形式の不備で受理されないことがあります。

登記事項証明書や決算文書には発行からの期限の目安があり、古いものは差し替えを求められます。

外国語の書類には日本語訳の添付が必要です。

「写しでよいもの」「原本が必要なもの」を取り違えると再提出となり、結果的に許可が遅れます。

当事務所では、ケースごとに必要書類をリスト化し、取得先までご案内します。

ケース別・追加で必要になる書類

基本書類に加えて、状況によっては次の書類が必要になります。

ケース	追加で必要になりやすい書類
転職して就労ビザを更新する人	前職の退職証明書、新しい雇用契約書、就労資格証明書（取得が望ましい）
新設会社が申請する場合	事業計画書、今後の収支見込み、事務所の賃貸借契約書など
家族を一緒に呼びたい場合	家族滞在の申請書類、続柄を証する文書（婚姻証明書など）

自分のケースで何が追加で要るのかは、申請前に必ず確認しておきましょう。

書類準備でつまずきやすいポイント

実際の申請では、次のような点でやり直しが発生しがちです。

決算文書や登記事項証明書が古く、再取得が必要になる
雇用契約書の職務内容が、在留資格に該当するか曖昧
外国語の証明書に日本語訳が付いていない
給与額が日本人と同等以上か説明できない

「集めて終わり」ではなく、一つひとつが審査の要件を満たしているかの確認が大切です。当事務所では取得先のご案内から内容確認まで対応します。

申請の種類で変わる必要書類の違い

同じ就労ビザでも、「海外から呼ぶ」「日本にいる人が変更する」「期限を延長する」で必要書類は変わります。

それぞれで重視される書類を整理します。

申請の種類	対象	特に重要な書類
在留資格認定証明書交付申請	海外から呼ぶ（新規）	返信用封筒、本人の経歴・学歴資料、会社の事業資料を厚めに
在留資格変更許可申請	留学→就労など	変更前の在留カード、卒業証明書、これまでの在留状況
在留期間更新許可申請	期限の延長	住民税の課税・納税証明、在職証明、これまでの就労実績

更新では『これまで適正に働き納税してきたか』、新規では『これから問題なく働けるか』が見られます。

会社のカテゴリー別・提出書類の具体的な違い

会社の規模や上場の有無で「カテゴリー」が分かれ、提出書類の量が大きく変わります。

区分	対象の目安	主な会社側書類
カテゴリー1	上場企業・国や地方公共団体など	四季報の写しや上場を証する資料など。会社書類は最小限
カテゴリー2	源泉徴収税額1,000万円以上の団体	前年分の法定調書合計表の写し。決算書等は原則不要
カテゴリー3	上記以外で法定調書合計表を提出済	法定調書合計表＋登記事項証明書＋決算文書＋会社案内
カテゴリー4	新設会社など上記に該当しない	事業計画書・損益見込み・事務所の存在を示す資料など多数

カテゴリーが下位（4に近い）ほど、会社の安定性・継続性を示す書類が多く求められます。新設会社は特に入念な準備が必要です。

職種別に必要になりやすい追加書類

実際の業務内容によって、専門性や関連性を示す書類を追加するとより確実です。

ITエンジニア…情報処理技術者試験の合格証、開発実績・担当工程の資料
通訳・翻訳…語学力を示す資格（日本語能力試験・TOEIC等）、業務での使用言語がわかる資料
設計・技術…専攻内容がわかる成績証明、図面など担当業務の資料
経営・管理寄りの業務…組織図、役職・職務権限がわかる資料

これらは必須ではありませんが、学歴・経歴と仕事内容の関連性を補強し、許可率を高めます。

書類の取得先と有効期限の実務ルール

公的書類は「どこで取るか」「いつまで有効か」を押さえておくと、やり直しを防げます。

書類	取得先
住民票・課税/納税証明書	市区町村の役所（マイナンバーカードでコンビニ交付も可）
登記事項証明書	法務局（オンライン請求も可）
卒業証明書	卒業した学校

登記事項証明書や納税証明書などは、発行から3か月以内が目安とされることが多く、古いものは差し替えになります。外国語の書類には日本語訳（訳者名を明記）を添えます。

【保存版】在留資格認定証明書交付申請の必要書類一覧（海外から呼ぶ場合）

海外にいる外国人を新たに採用して呼び寄せる場合の、技人国での必要書類です。会社のカテゴリーにより一部省略できます。

本人が用意する書類

在留資格認定証明書交付申請書（所定様式）
証明写真1枚（縦4cm×横3cm・3か月以内）
返信用封筒（宛先明記・切手貼付）
卒業証明書または学位記の写し（専攻がわかるもの）
（実務経験で申請する場合）在職証明書など経験を証する文書
履歴書・職務経歴書

会社が用意する書類

雇用契約書または労働条件通知書の写し（職務内容・報酬・期間を明記）
会社の登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
直近年度の決算文書の写し（損益計算書など）
会社案内・パンフレット・ホームページ写しなど事業内容がわかる資料
前年分の給与所得・退職所得等の法定調書合計表の写し（カテゴリー判定用）
採用理由書（任意・強く推奨）

カテゴリー1・2の会社は、決算文書や登記事項証明書などの提出が原則不要となり、必要書類が大きく減ります。

在留資格変更許可申請の必要書類一覧（留学生の採用など国内で変更する場合）

すでに日本にいる人（留学生など）を採用し、就労ビザへ変更する場合の書類です。

在留資格変更許可申請書
証明写真1枚（縦4cm×横3cm）
パスポート・在留カード（提示）
卒業証明書または卒業見込証明書・成績証明書
雇用契約書または労働条件通知書の写し
会社の登記事項証明書・決算文書・会社案内（カテゴリーに応じて）
採用理由書（任意・推奨）

変更申請では、これまでの在留状況（出席率や資格外活動の範囲など）も見られます。

在留期間更新許可申請の必要書類一覧（更新する場合）

すでに就労ビザを持つ人の在留期間を延長する場合の書類です。

在留期間更新許可申請書
証明写真1枚
パスポート・在留カード（提示）
在職証明書（継続して働いていること）
住民税の課税証明書・納税証明書（1年分）
源泉徴収票など給与額がわかる書類
会社の登記事項証明書・決算文書（カテゴリーに応じて）

更新では、住民税や年金を適正に納めているかが確認されます。未納があると不許可の原因になるため、申請前に必ず確認しましょう。

主要書類の中身と「審査で見られるポイント」

ただ書類を揃えるだけでなく、それぞれの書類で何が見られるのかを理解しておくと、不備や不許可を防げます。

特に重要な4つの書類を解説します。

書類	審査で見られるポイント
雇用契約書・労働条件通知書	職務内容が在留資格に該当するか／報酬が日本人と同等以上か／契約期間
登記事項証明書	会社が実在し、事業目的に矛盾がないか
決算文書	赤字でないか・事業を継続できる経営状態か（外国人を雇える安定性）
採用理由書	なぜこの人を採用するのか・業務内容と学歴/経歴の関連性